ビジネスにおいてメモを取る機会はたくさんあります。メモはたくさんの有益な情報の塊になります。また塊になるように、情報を整理しながら、まとめることの訓練になります。
①メモを取る目的
メモは会社からの指示や伝達事項、ミーティング内容等忘れないようにすること、また、取引先などからの突然の連絡事項や思いついたアイデアなどすぐに書き留めることが目的です。
②メモを取るメリット
メモを取ると忘れないように記録できる点が大きなメリットですが、枝葉の別れた仕事がたくさん降りかかってくるのが現代の仕事です。それらを一つ一つ的確に片づけることのできる人材は重宝されます。多くの情報を簡潔にまとめメモに残すことが重要になり、書いていくうちに要点をまとめるのが上手になってきます。
よくメモをとるなかですべてをメモにしようとすべてを書き残そうとする人がいますが、それならばボイスレコーダーで代用できます。何故？メモなのか？これは、AI時代を生き抜く為に人間にしかできない最大の強みである。感情をくみ取るという作業なのです。AIは感情をくみ取ることは非常に難しい、例えば、A社に当社は一歩抜かれている、悔しい、だから我々の技術のCをクライアントにぶつけていくんだ！！という内容があったとしよう。AIなら素通りでしょう！しかし現場にいた社員たちは上司がA社に負けて悔しい気持ちがあることがわかるはずなのです。A社に勝つためにどうするか？を考えなければなりません、Cをぶつけるだけで成功するのでしょうか？ほかにアイデアがあるのでしょうか？こういった感情をメモには残すことも出きます。何とか勝ちたい！○○社員と協力！上司に提案！とかね？
相手が話しているときにメモを取っているとしっかりきいてくれているように感じて信頼感が増します。相手に真剣さが伝わり、好印象を与えられ、しかも、相槌をうつとなおさらです。意識して会議時などは相槌を打ってメモをとりましょう！！
③ダメなメモの取り方
・一言一句書き留めるのはやめましょう！すべてをメモする必要はないのです。重要な箇所を抽出し、会議全体を思い出せる状態を作れたらそれでよいのです。
・字が汚い そもそも読めなければ意味がありません。
④メモの取り方
タイトル・日付を記入する。要点とキーワードだけを記入する。余白を残し、後程追記できるようにする。
常に重要なのは、思いついたアイデアや、企画、整理した考え等をメモしておくことです。自分の成長のために活用できますから。一番重要だと思っています。
メモを取っても後にそのメモが活用されなければ意味がありません。仕事上の場合は、５W１Hでまとめることです。
・いつ いつまでに
・どこで 仕事の場所
・誰が 顧客や担当者
・何を 仕事内容
・なぜ 仕事の理由
・どのように どんな作業方法で
このように頭の中を整理しておくと簡潔にメモをとることができます。
⑤メモを取る人は仕事ができない！！
仕事ができない人は漫然とメモを取ることが多いとのことです。メモは活用して初めて意味を成すものです。メモを取ったから仕事したのではありません。活用し、有効に利用するからこそ仕事に活きて、仕事ができる人になるのです。メモを取るだけの人になってはもったいないです。活用しましょう！！！必ず成長につながります。
